Wenn die E-Mail Urlaub macht
Auf den Heimkehrer wartet die Spamflut
Im Juli und August ist sowieso landauf, landab Urlaubszeit. Da kann auch ein Selbstständiger oder Freiberufler mal sein Büro abschließen und sich in den Flieger zum Strand oder in die Berge setzen. Doch was geschieht in der Abwesenheit mit den E-Mails? Wir setzen voraus, dass Sie im Urlaub auch eine Auszeit von Ihren beruflichen E-mails nehmen wollen. Einen Lagerdienst, wie ihn Postdienstleister für Briefpost und Pakete anbieten, braucht man für E-Mails zwar nicht. Doch der Schrecken wartet auf den Heimkehrer. Die Mehrzahl der E-Mails, die Angestellten wie Unternehmern in ihre Mailboxen flattern, sind Spam. Da wollen große Mengen Spreu vom kargen Weizen getrennt werden. In mittelständischen und großen Unternehmen kann man bequem eine E-Mailweiterleitung schalten, zum Beispiel an den Kollegen, der die Urlaubsvertretung übernimmt. An besonders vertrauenswürdige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Sie auch einfach den Login für Ihren PC weitergeben, damit er oder sie einmal am Tag die Mailbox kontrolliert. Viele Kleinunternehmer oder Freiberufler können ihre Post aber nicht an jemand anderen abtreten, wenn sie einmal in Urlaub fahren.
Die Tücken der Abwesenheitsnotiz
Da verfallen viele auf die Abwesenheitsnotiz. Die erhalten alle Absender der E-Mails, die während des Urlaubs eingehen. Aber Vorsicht! Damit die Absender auch eine Abwesenheitsnotiz bekommen, muss das Mailprogramm laufen – und damit natürlich auch der Computer. Ein solcher Dauereinsatz ist reine Stromverschwendung. Eine Abwesenheitsnotiz sollte man also unbedingt beim E-Mailanbieter schalten. Das ist bei Kleinunternehmen meist der Webhoster, bei dem die Internetseiten der Firma liegen.
Viele Experten warnen aber auch ganz grundsätzlich vor der Abwesenheitsnotiz. Sie informiert den Geschäftspartner, wie lange man noch im Urlaub ist. Sie sagt aber auch bösen Mitmenschen, wie lange die Geschäftsräume eines Kleinbetriebes ohne Aufsicht sind. Da geschäftliche E-Mails im Anhang die gesamten Adressdaten des Absenders enthalten müssen, sprechen vor allem Freiberufler, die ihr Geschäft von zu Hause aus betreiben, geradezu eine Einladung an Einbrecher aus. Darüber hinaus sind Adressen, E-Mailadressen und Telefonnummern gesuchte Handelsgüter bei Neppern, Schleppern und Bauernfängern. Aber auch die harmloseren Nebenwirkungen der Abwesenheitsnotiz sind schlimm genug: Der nervige Anrufer, den Sie seit Monaten von Ihrer Sekretärin abwimmeln lassen, bekommt nämlich auf diese Weise Ihre Durchwahl.
Und am Montag nur Post
Aus diesen Gründen sollten auch Unternehmer und Freiberufler, die ihr Gewerbe mehr oder weniger im Alleingang ausüben, auf Abwesenheitsnotizen verzichten. Wer seine E-Mails nicht im Urlaub sortieren möchte, hat nur zwei Möglichkeiten. Zum einen kann er am Montag nach der Rückkehr von vornherein ein großzügiges Zeitkontingent für die Bearbeitung der Post freihalten. Zum anderen kann man radikal alle E-Mails löschen. Zugegeben: Es ist ein Risiko, sich darauf zu verlassen, dass sich wichtige Absender noch einmal melden werden.
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